Documents entrants
Des unités
de traitements efficaces
Au sein de leurs organisations internes, les entreprises font toujours face à la gestion de forts volumes de papiers résiduels. Ces documents proviennent de multiples origines, clients, réseaux, services internes et externes.
L’enjeu consiste à maîtriser la traçabilité, à réduire les délais de réponses et à minimiser les risques de non-conformité dans le traitement des documents entrants et circulants.
Fort de l’excellence opérationnelle de nos équipes et de notre organisation de production, notre vision consiste à transformer et à réduire les volumes et les coûts de stockage des papiers conservés.
Nous proposons la numérisation, la dématérialisation et la mise à disposition rapide des pièces reçues quels que soient les canaux d’émission. Nous assurons le contrôle, sécurisons et facilitons l’accès à l’information ainsi que la circulation de toutes les catégories de documents au sein de l’entreprise que ce soient des flux ou du stock.
Numérisation
GROUPE DIFFUSION PLUS vous propose différentes solutions pour traiter l’ensemble de vos documents de flux ou de stock en numérique :
Numérisation de Courriers Clients
Un courrier client est sensible ; accélérer, fiabiliser, et automatiser sa prise en charge, sa classification et sa distribution est un enjeu majeur.
Grâce à son offre « Digital Mail Room » associée à sa solution de Gestion Electronique de Courrier, GROUPE DIFFUSION PLUS répond aux besoins de numérisation et limite les manipulations, les photocopies, les post’it. Cette offre améliore la traçabilité, la fiabilité et l’efficacité de la gestion de vos courriers clients.
Numérisation de Dossiers
Un dossier de crédit, une demande de prise en charge, un bulletin d’adhésion…sont autant de dossiers en provenance de vos clients, de vos agences, et de vos partenaires que GROUPE DIFFUSION PLUS vous propose de prendre en charge, de numériser, de classifier, d’indexer et de contrôler suivant vos règles de gestion.
En lien avec vos SI métiers, notre objectif est de fournir un livrable « decision ready » à vos équipes front/middle/back office, pour accélérer et fiabiliser leur prise charge.
Numérisation de Coupons et formulaires
Vous sollicitez vos clients pour la mise en place d’un nouveau service, vous lancez une campagne de remédiation KYC, vous sollicitez régulièrement vos abonnés, vos donateurs…, GROUPE DIFFUSION PLUS optimise l’ensemble du processus de vos campagnes et mobilise ses centres de numérisation pour la gestion des retours, automatise leurs traitements et vous permet de piloter la performance de vos opérations commerciales et marketing, qu’elles soient ponctuelles ou récurrentes.
Numérisation des Bulletins de votes
Les organisations professionnelles, mutualistes ou publiques sollicitent régulièrement les citoyens/adhérents/sociétaires dans le cadre de processus d’élections, ou d’organisation d’Assemblées Générales. Ces sollicitations encore hybrides, nécessitent de prendre en compte les votes papiers avec de fortes volumétries à traiter dans des délais très restreints et dans des conditions de sécurité de de confidentialité sans faille
GROUPE DIFFUSION PLUS mobilise ses capacités de numérisation centralisées ou décentralisées pour une organisation modulable permettant de répondre aux enjeux en conformité avec les obligations légales et permet à ses clients de piloter sereinement le processus global ainsi que l’organisation générale du processus électif.
Saisie, Contrôle et Enrichissement
En complément des solutions de traitements automatisés de vos documents et de vos données, GROUPE DIFFUSION PLUS s’appuie un pool d’opérateurs experts, des outils de dernière génération et des méthodologies de production éprouvées pour fiabiliser, contrôler et enrichir nos livrables.
Saisie / Vidéo-codage
Exclusivement basés en France, nos opérateurs interviennent à l’issue de la phase de numérisation RAD/LAD pour :
- La saisie des données non lues automatiquement
- Le contrôle des données extraites pour le respect de nos engagements de service
Nos prestations 100% auditables, souvent prestations essentielles externalisées, sont réalisées en conformité avec le RGPD sur nos outils ou directement dans les SI de nos clients.
Contrôle
Externaliser le traitement de vos dossiers/documents entrants c’est aussi l’opportunité de nous confier vos contrôles métiers et de bénéficier de livrables « decision ready ». Qu’ils soient automatisés ou manuels nos contrôles peuvent couvrir :
- La complétude d’un dossier,
- La conformité d’un dossier ou d’un document (présence signature, validité des pièces, …),
- La cohérence des données (identité, calculs TVA, …) et leur confrontation à vos référentiels (N° contrat, N° commande, …),
A l’issue de ces contrôles GROUPE DIFFUSION PLUS peut prendre en charge la mise en conformité des dossiers (demande de pièces complémentaire, enrichissement référentiel client,…).
Enrichissement
Au-delà des données extraites des dossiers et documents entrants, nos clients peuvent également bénéficier de livrables enrichis par les données issues d’autres applicatifs, d’autres processus ou directement associées aux opérations externalisées telles que :
- des données techniques : canal de réception, horodatage, site de production, …
- des données tierces : N°TVA intracommunautaire, données légales, fiscales, …
- des données liées à d’autres processus client : PND, recouvrement, marketing, …
Copie fidèle
Les organisations ont mis en place des services de numérisation de la plupart des applicatifs documentaires, des courriers clients, des dossiers, des factures fournisseurs…pour s’affranchir de la gestion papier dans leur processus de traitement interne. Ces projets, souvent appelés « zéro papier », n’ont tenu qu’une partie de leurs promesses, les documents physiques devant pour la plupart être conservés en tant qu’original car faisant office de preuve légale.
Après la parution de la norme NF-Z42-026 en 2017 puis du référentiel certifiant NF-544 en novembre 2018, cette contrainte est désormais levée, les services de numérisation fidèle peuvent (enfin) être déployés par les entreprises et leurs partenaires dans un cadre et des modes opératoires définis.
Anticipant ces évolutions réglementaires, GROUPE DIFFUSION PLUS a investi dans le déploiement des services de numérisation fidèle conforme à la norme NF-Z42-026 et accompagne ses clients dans la certification NF-544 de leur processus de numérisation le plus souvent adossé à un service d’archivage sécurisé à valeur probatoire pour la conservation des images produites.
Après une analyse de risque et la prise en compte de règles de gestion propre à votre organisation, GROUPE DIFFUSION PLUS vous permet de réduire vos coûts de gestion du cycle de vie de vos documents numérisés, de rationnaliser vos besoins de stockage physique et facilite leur gestion au quotidien et dans le temps.
Allez au bout de vos projets zéro papier, numérisez et détruisez !
